صرف نظر از فعالیت شرکت شما و اندازه آن، مدارک و مراحل اداری که باید روزانه تکمیل شوند، بی شمار است. برای انجام بهینه این کار، داشتن حداقل لوازم تحریر اداری ضروری است. با دنبال کردن یک فهرست کامل، همه چیزهایی را که برای انجام مناسب کارهای اداری نیاز دارید، در اختیار خواهید داشت. با مجله پلازیو و معرفی لیست لوازم تحریر اداری همراه باشید.
کاغذ، مهم‌ترین عضو لیست لوازم تحریر اداری
با وجود تاکید بر کم کردن استفاده از کاغذ برای حفظ محیط زیست، کاغذ هنوز به طور گسترده‌ای در شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. علت آن این است که عدم استفاده از کاغذ در محیط اداری دشوار خواهد بود. کاغذها برای نوشتن اطلاعات، فاکتورها و همچنین برای نگارش اسناد ارتباطی مانند گزارش‌های جلسات استفاده می‌شوند که انجام آنها بدون کاغذ بسیار دشوار خواهد بود.
بنابراین کاغذ از اصلی‌ترین موارد در لیست لوازم تحریر اداری مورد نیاز در دفاتر اداری است که باید به تعداد لازم و مرتبا تهیه کنید تا هیچگاه تمام نشود. کاغذها در ضخامت‌ها و اندازه‌های مختلفی عرضه می‌شوند که باید متناسب با نیاز خود به انتخاب از میان آنها بپردازید.
در کنار استفاده از کاغذ، سایر ابزارهایی مانند دستگاه لمینیتر که به حفظ اسناد شما کمک می‌کنند نیز مفید خواهند بود. دستگاه دیگری که در محیط‌های اداری مورد نیاز می‌باشد، کاغذ خردکن است که برای از بین بردن کاغذهایی که نمی‌خواهید نگهداری شود یا محرمانه بودن اطلاعات ذکر شده در آنها از بین بردنشان را ایجاب می‌کند، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
جعبه‌های ذخیره اسناد اداری
اگر در حال اداره یک شرکت هستید، برای هر یک از کارکنان، مشتریان و تامین کنندگان خود، اسنادی مانند پروپوزال، فاکتور، قرارداد و غیره را تهیه خواهید کرد که مجبورید آنها را برای سالهای طولانی نگهداری کنید. بنابراین جعبه‌های ذخیره سازی یکی دیگر از اقلام مهم اداری خواهند بود. به کمک این جعبه‌ها می‌توانید همه فایل‌های خود را در یک جا قرار دهید. داشتن سیستم بایگانی برای هر شرکتی اجتناب‌ناپذیر است.
لوازم بایگانی
هر چند جعبه‌های ذخیره اسناد برای تمامی شرکت‌ها لازم است، اما کافی نیستند. این جعبه‌ها برای پرونده‌های بسته شده استفاده می‌شوند. برای پرونده‌هایی که در حال استفاده هستند، قفسه‌ها و کلاسورهای بایگانی مناسب‌تر است. این نوع پرونده‌ها می‌توانند همپوشانی نیز داشته باشند؛ بنابراین می‌توان از بیش از یک کلاسور استفاده کرد. به عنوان مثال، این کلاسورها به شما امکان می‌دهند اسناد را بر اساس ترتیب اولویت آنها طبقه بندی کنید یا برای هر روز هفته یک سند داشته باشید که شامل کارهای اداری باشد که باید در طول آن روز انجام شود.
ابزار بایگانی، همچنین به حفظ یک محیط کار تمیز و مرتب کمک می‌کنند و در نتیجه کار کردن در محل کار و پیدا کردن اسناد تسهیل می‌شود.
لوازم تحریر نوشتاری
هر چقدر که کسب و کار شما وابسته به رایانه باشد، باز هم تهیه لوازم نوشتاری بخشی از خرید ابزار تحریر اداری خواهد است. در این دسته، ما خودکار روان‌نویس را خواهیم داشت، چراکه همیشه اسنادی برای امضا کردن وجود خواهد داشت. داشتن دفترچه یادداشت نیز به شما امکان می‌دهد ایده‌های خود را قبل از فراموش کردن آنها بنویسید. این دفترچه‌ها همچنین برای علامت‌گذاری “فهرست کارهای روزانه” یا گزارش جلسات لازم است. برای اینکه بتوانید این دفترچه‌ها را به راحتی با خود حمل کنید، باید یک اندازه کوچک را انتخاب کنید. البته اگر نیاز به ترسیم مواردی مانند طرح دارید، داشتن مداد و پاک‌کن نیز لازم خواهد بود.
نشانگرها
نشانگرها یا هایلایترها از آن دسته لوازم نوشتاری هستند که وجود آنها در محیط کار می‌تواند ضرورت بسیاری داشته باشد. اگر بخواهید یک فایل چند صفحه‌‌ای را مطالعه کنید، هایلایترها به شما کمک می‌کنند تا قسمتهای خاصی از متن را برجسته کنید. همچنین می‌توانید از چندین رنگ برای اولویت‌بندی مواردی که می‌خواهید برجسته کنید، استفاده کنید.
از هایلایترها می‌توانید برای علامت‌گذاری کتاب یا روزنامه‌ای که می‌خوانید و نقل قول‌ها یا جملات مهمی که باید به آن توجه شود، استفاده کنید. همچنین می‌توانید از این نشانگرها برای برجسته کردن مطالبی که در یک سمینار مورد استفاده قرار خواهید داد یا برای برجسته کردن نکات مهم در یادداشت‌ها یا کتاب‌های خود استفاده کنید.
منگنه و سایر لوازم تحریر کوچک
چسباندن برگه‌ها به یکدیگر برای تشکیل پرونده در محیط اداری ضرورتی است که شما به طور منظم به آن نیاز خواهید داشت. به همین دلیل منگنه یکی از ضروری‌ترین وسایل تحریر اداری است که بدون آن نمی‌توانید کارهای اداری را انجام دهید. در مواقعی که نیاز به افزودن یا حذف برگ‌هایی که منگنه شده‌اند داشته باشید، به دستگاه منگنه بازکن نیز نیاز خواهید داشت. به همین شکل، نوارچسب، کاغذ یادداشت چسبان، چسب آبی، دستگاه پانچ کن و قیچی از دیگر ابزار مورد نیاز در محیط کار اداری هستند که می‌توانند در لیست لوازم تحریر اداری مورد نیاز شما قرار بگیرند.
جمع‌بندی
وسایل تحریر فوق برای هر دفتری لازم است. وسایل تحریر اداری دیگری مانند تمبر، سنجاق و گیره کاغذ نیز وجود دارند که بسته به نیاز و نوع کسب و کار خود می‌توانید این اقلام را خریداری کنید.
دیدگاهتان را بنویسید